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Zahlungserinnerung inkl. Vorlage und Muster als Download

Zahlungserinnerung

Immer eine unangenehme Situation: der Kunde zahlt die Rechnung nicht innerhalb der Frist. Oft reicht eine freundliche Zahlungserinnerung. Denn bei säumigen Kunden geht im Alltag einfach mal was unter. Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher. Leider. Hier Tipps wie Sie Schuldner dazu bewegen, erbrachte Leistung zu bezahlen.

Zahlungserinnerung Vorlage, Muster und Beispiele zum Download

Zahlungserinnerung: Vorlage zum Ausfüllen herunterladen

Nur auf der Suche nach einer Vorlage für eine Zahlungserinnerung? Die bieten wir alle gängigen Office-Lösungen wie Microsoft Word, OpenOffice / LibreOffice, Apple Pages und sogar als Google Docs Template:

  • das Vorlagenpaket herunterladen

Die Vorlagen sind höflich formuliert und wirklich nur als Zahlungserinnerung gedacht. Eine Gedächtnisstütze die klar macht: gelieferte Ware oder eine erbrachte Leistung gilt es noch zu bezahlen.

Wichtig: wir können für kostenlose Vorlagen keinerlei Haftung übernehmen. Dafür bitten wir um Verständnis. Wir bieten ein kostenlos Angebot, prüfen nach bestem Wissen und Gewissen. Aber ein Gratisdownload bietet keinen finanziellen Spielraum für umfassende Prüfungen rechtlicher Aspekte durch einen Anwalt.

Zahlungserinnerung: Muster als Beispiel herunterladen

Auf der Suche nach Inspiration? Wir halten ebenfalls ein Muster als Beispiel für Sie bereit. Diese Zahlungserinnerung ist bereits vorausgefüllt. Sie erinnert den Empfänger höflich an eine offene Rechnung:

  • Muster für Zahlungserinnerung

Erfolgreiche Zahlungserinnerungen im B2B

Offene Rechnungen? Mit einer Zahlungserinnerung das Problem angehen

Wird ein Rechnungsbetrag nicht bezahlt, müssen Sie den Kunden erinnern, dass die Rechnung nicht beglichen wurde. Das erfordert Fingerspitzengefühl.

Zum einen möchten Sie den Kunden daran erinnern, die Rechnung zu begleichen.

Aber eine Mahnung hat einen sehr negativen Beigeschmack. Es ist einfach nicht freundlich.

Gerade wenn Sie mit Kunden regelmäßig Kontakt haben, erwarten diese (zurecht) eher einen freundlichen Hinweis.

Ab wann sollte ich eine Zahlungserinnerung versenden?

Natürlich erst wenn das Zahlungsziel überschritten wurde. Aber, auch danach ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Wer schon mal eine Mahnung bekommen hat, kennt das unschöne Gefühl. Es ist wie eine Pistole, die auf die Brust gesetzt wird. Einfache Zahlungserinnerungen sind für den ersten Schritt ebenso wirksam.

Zahlungserinnerung oder erste Mahnung?

Ob nun direkt das Mahnverfahren startet oder eine Zahlungserinnerung ausreicht? Das hängt an der Beziehung zum Kunden.

Unternehmen wie Dienstleister, mit viel Kontakt zu wenigen großen Kunden, profitieren von guter Kommunikation. Eine Zahlungserinnerung hilft mehr, Mahnungen sind nicht der angenehmste Weg.

Handelt es sich um keine direkte Kundenbeziehung, ist eventuell auch eine direkte Mahnung angebracht. Die Zahlungserinnerung kann per E-Mail versendet werden, die Mahnung wird dann ein Schreiben in der Post.

Am Ende hängt es auch am Betrag und der Auswirkung beim Zahlungsausfall auf den Cashflow. Eine nicht gezahlte Rechnung über 50 Euro von hundert, hat weniger Impact als eine hohe Rechnung von wenigen, die einen spürbaren Anteil der monatlichen Umsätze gefährdet.

Unter dem Strich ist es eine Abwegung dieser Faktoren und ein gutes Stück Bauchgefühl.

Zahlungserinnerungen automatisieren

Mein wichtigster Tipp: automatisieren Sie das Mahnwesen. Das gilt auch für die erste Zahlungserinnerung.

Es hilft ihrem Cashflow.

Ich finde es immer unangenehm nach offenen Rechnungen zu fragen. Vielleicht interpretiere ich zu viel herein. Aber zu früh gefragt wirkt es kleinlich, oder als wäre es „nötig“.

Im besten Fall ist es beim Kunden einfach untergegangen. Oder der Kunde hat selbst auf eine Zahlung gewartet.

Der Tipp daher: ein System verwenden, dass automatisch für Rechnungen ohne Zahlungseingang nach 5 Tagen über das Zahlungsziel einen freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail sendet.

Je nach Kunde habe ich sogar eine zweite freundliche Erinnerungsstufe, bevor ich mit einer Mahnung drohe.

Einige Lösungen ermöglichen sogar bei jedem Kunden nicht nur das Zahlungsziel einzustellen (zum Beispiel 14 Tage ab Rechnungsdatum), sondern auch nach wie vielen Tagen Erinnerungen versendet werden.

Zahlungserinnerung schreiben

Immer recht freundlich

Die erste Zahlungserinnerung ist nicht die Zeit um rechtliche Schritte anzudrohen. Weisen Sie freundlich auf die noch fehlende Zahlung hin.

Im ersten Schritt ist es nur ein Kunde, der etwas vergessen hat. Absolut menschlich. Ein Schuldner wird aus ihm erst, wenn Schreiben im Mahnverfahren ignoriert und nicht beantwortet werden.

Deshalb der wichtigste Tipp: bleiben Sie dennoch entspannt.

Welche Formulierung sollte in einer Zahlungserinnerung verwendet werden?

In Zahlungserinnerungen wird mit der Androhung von rechtlichen Schritte gespart. Es soll eine freundliche Erinnerung sein. Denn nicht immer geht bis zu einer Zahlungsfrist alles reibungslos durch die Prozesse.

  • zunächst muss die Rechnungen zur Buchhaltung
  • jemand hat das Dokument vergessen
  • eine ausstehende Forderung ist untergegangen
  • die Fristen werden firmenintern anders behandelt
  • der Betrag wurde für den Zahlungstermin erst vorgemerkt

Daher ist es sinnvoll, höflich zu erinnern. Der Kunde hat die Chance zu zahlen. Härtere Rhethorik kommt später.

Ab wann ist der Kunde im Zahlungsverzug?

Grundsätzlich wird der Kunde durch eine Mahnung in Verzug gesetzt. Er muss eine angemessene Zeit zur Begleichung eingeräumt bekommen. Spätestens mit Eingang der Mahnung ist gerade im B2C Bereich ein Endkunde im Zahlungsverzug.

Im B2B Umfeld ist es etwas anders gelagert. Verstreicht eine explizite Angabe des Zahlungstermins auf der Rechnung ungenutzt, ist der Kunde automatisch in Verzug.

Das gilt auch für Angaben die explizit berechnet werden können, wie zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“, oder zahlbar bis einschließlich „Kalenderwoche 32“.

Was muss eine Zahlungserinnerung rechtlich beinhalten?

Die Zahlungserinnerung ist der erste Schritt im Mahnverfahren. Genau genommen, der letzte Schritt bevor es startet.

Die Erinnerung setzt den säumigen Kunden nicht in Verzug. Die Formulierungen soll darum zur Begleichen des Betrags verführen. Sie müssen beim Schreiben also keine besondere Klausel oder Textbausteine anwenden.

Die Erinnerung sollte den Anforderungen an einen Geschäftsbrief entsprechen. Rechtliche muss aber keine besondere Klausel enthalten sein, da es ja eher ein Dienst am Kunden ist.

Sinnvoll ist natürlich auch die offene Rechnung, deren Rechnungsnummer und eventuell die Rechnungspositionen zu nennen.

Die nächsten Schritte, solides Forderungsmanagement

Prozess bei Zahlungseingang stoppen

Hat der Gläubiger den offenen Betrag beglichen, muss das Forderungsmanagement sofort beendet werden. Was eigentlich klar ist, macht schon in mittelgroßen Firmen Probleme. Das Ergebnis: Überschneidungen bei Mahnungen & Co.

Sie müssen als Unternehmer dafür die richtigen Prozesse schaffen. Bevor eine Mahnung versendet wird, ein letztes Mal Überweisungen abfragen.

Zahlungsausfälle im Vorfeld vermeiden

Tatsächlich ist ein kompletter Ausfall der Zahlung möglich. Zum Glück ist das nicht die Regel. Aus meiner Erfahrung die besten Wege, um sich dagegen zu schützen:

  • Scoring von Neukunden, gerade bei großen Projekten (zum Beispiel CrefoScore)
  • bei unbekannten Kunden immer mit Anzahlungen arbeiten
  • bei großen Projekten regelmäßig Abschläge in Rechnung stellen
  • nach Zahlungsproblemen die Zusammenarbeit beenden oder mit Vorkasse arbeiten
  • Factoring der Rechnungen, also Verkauf der Forderungen an Partner
  • im Schlimmsten Fall Inkassoverfahren, z.B. über Creditreform

Ich arbeite als Dienstleister gerne mit Factoring, da es den Cashflow planbar macht.

Factoring nutzen

Das Mahnverfahren startet, wenn die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich war. Im Endeffekt sitzt der Gläubiger am längeren Hebel.

Von der ersten Mahnung, über weitere Schreiben und mögliche Prozesse vergeht Zeit. Der fehlende Zahlungseingang verschlechtert ihren Cashflow.

Was, wenn Sie immer ihre Rechnung in ca. 1-2 Werktagen bezahlt bekommen? Etwa zu den Kosten von einem gängigen Skontorahmen?

Speziell wenn nicht der riesige finanzielle Spielraum gegeben ist, gold wert:

  • selbst gute Kunden zahlen gerne mal zum Ende der Zahlungsfrist
  • sie müssen im Schnitt 14 Tage auf Geld warten
  • Zahlungsausfälle sind bei großen Rechnungen eine echte Gefahr

Beim Factoring, zum Beispiel über billie.io oder andere, verkaufen Sie die Rechnung an einen Anbieter. Der überweist ihnen den Rechnungsbetrag zeitnah. Mögliche Mahnungen und alles danach übernimmt der Anbieter.

Für Sie, als würde der Kunde seine Rechnung immer zeitnah begleichen. Und die Kosten lassen sich sogar einkalkulieren.

Prozesse im Mahnverfahren als Beispiel

Wie Sie den Gläubiger zur Zahlung bewegen, ist immer individuell. Aber es gibt ein Schema, an dem Sie sich orientieren können. Die genannten Abstände beziehen sich immer auf den Schritt zuvor.

Sie schreiben eine Rechnung, formulieren das Zahlungsziel. Daraus ergibt sich ein Datum, bis zu dem der Betrag beglichen wurde oder sich der Kunde im Verzug befindet.

Wenn sich der Kunde dann ausstehende Beträge hat, setzen Sie sich automatischen folgende Prozesskette in Kraft.

Wenn der Gläubiger die Forderung begleicht, wird darauf hin das Verfahren beendet

  • 3-5 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist Zahlungserinnerung per E-Mail
  • 7-10 Tage später Zahlungserinnerung per E-Mail und Post
  • 7-10 Tage später – je nach Kundenbeziehung noch einmal telefonisch nachhaken
  • 7-10 Tage später die erste Mahnung per Post
  • 7-10 Tage später die letzte Mahnung per Post (Hinweis auf Inkasso)
  • 14 Tage später ggf. noch einmal persönlicher Kontakt per Telefon
  • hier hilft es. ggf. auch Ratenzahlung oder ähnliches anzubieten
  • Inkassoverfahren eröffnen

Die Abstände oder Details können sich ändern, die Grundidee bleibt gleich:

  • freundlich daran erinnern, dass eine Rechnung offen ist (Zahlungserinnerung)
  • später freundlich aber bestimmt klarstellen, dass Zahlungsverzug vorliegt (Mahnung)
  • ganz klar noch einmal eine letzte Frist setzen (zweite Mahnung)
  • noch eine Chance für außergerichtliche Lösung bieten (ggf. persönliches Gespräch)
  • rechtliche Schritte (Inkassoverfahren)

In jedem Schritt ist zu empfehlen mit dem Kunden eine Lösung zu finden. Der obrige Prozess sollte nur starr bleiben, wenn dieser nicht reagiert oder Zusagen nicht einhält.

Mahnungen & Co. per Software

Es gibt noch eine Möglichkeit: Sie können auch Software für die Faktura einsetzen. Lösungen wie Fastbill & Co. bilden den gesamten Prozess ab:

  • Angebote schreiben
  • Auftragsbestätigungen erstellen
  • Rechnungen schreiben
  • an die Zahlung erinnern
  • Mahnungen schreiben
  • und so weiter

Während das hier nun den Rahmen sprengt, ist eine dedizierte Software absolut zu empfehlen.

Fazit: Eine höfliche Zahlungserinnerung hilft bei der Kundenbindung

Bei allen Gedanken an Zahlunerinnerungen, Mahnungen, Fristen und Formulierungen: der beste Weg zum zahlenden Kunden bleibt Kommunikation.

Darum sind unsere Vorlagen eine höfliche Formulierung einer Bitte. Sie können sie daher einfach mit Word & Co. bearbeiten und ohne Bedenken versenden.

Leider gibt es keine Garantie für die Begleichung der Forderung. Aber viele Kunden begleichen aus Erfahrung ausstehende Rechnungen bei Erhalt der Zahlungserinnerung häufig sofort.

Sie können immer noch eine Mahnung schreiben, wohlwissend, dass deshalb noch lange nicht der Betrag auf das Konto kommt.

Wir laden Sie trotzdem ein unsere kostenlose Vorlagen herunterzuladen und wünschen viel Erfolg.